Qui audite, et combien de temps
L'audit est mené par un organisme certificateur accrédité (ou en cours d'accréditation) par le Cofrac, que vous choisissez et que vous payez. Pour un organisme de deux à dix personnes, un audit initial dure en général une journée, parfois moins ; la durée minimale dépend de votre chiffre d'affaires de formation. Il peut se tenir sur place ou, pour une partie, à distance.
L'auditeur commence par votre profil : catégories d'actions (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage), nouvel entrant ou non, modalités, sous-traitance. Il en déduit les indicateurs qui vous concernent, ceux qui ne s'appliquent pas, et ceux qu'il regardera en modalités adaptées si vous démarrez.
Échantillonnage et entretiens
L'auditeur ne relit pas tout : il échantillonne. Il choisit quelques sessions, quelques dossiers d'apprenants, quelques formateurs, et vérifie que ce que disent vos procédures se retrouve dans ces dossiers. Il alterne lecture de preuves, entretiens et, depuis la réforme de 2026, échanges avec vos formateurs et un échantillon d'apprenants.
Ce qui compte n'est donc pas la taille du classeur, mais votre capacité à retrouver une preuve en quelques secondes pour la session qu'il a choisie, pas pour celle que vous auriez préférée.
Non-conformités, et le cycle de trois ans
Un écart est classé mineur (prise en compte partielle d'un indicateur) ou majeur (non prise en compte, ou mineure non levée). Une non-conformité majeure bloque la certification tant qu'elle n'est pas levée, dans un délai de trois mois ; une mineure se corrige par un plan d'actions vérifié à l'audit suivant. Selon le guide de lecture, une mineure non levée à l'audit suivant devient majeure.
Le certificat vaut trois ans. Un audit de surveillance a lieu entre le 14e et le 22e mois, puis un audit de renouvellement avant l'échéance. Préparer l'audit initial, c'est donc déjà préparer les deux suivants : les mêmes preuves, datées, continuent de vivre.